介護マニュアルは、厚生労働省が推奨する介護の質向上に欠かせないツールです。

しかし従来のマニュアルは作るだけで終わり、現場でなかなか活用されません。

本記事では、生成AIを使って実際に介護マニュアルを作成・公開し、スマホやチェックリストを作れるか、無料でどこまでできるか試してみました。

その方法や注意点をご紹介します。

ただ棚に飾っておくだけでなく、実践で使える生きたマニュアルにつながれば幸いです。

なお、本記事は2025年の段階での機能を基にしています。

介護マニュアルの作り方を見直すべき理由

「介護DX推進」とマニュアル作成の必要性

近年、厚生労働省は介護の生産性向上を推進しています。その取り組みの中で業務の手順書を作り、情報共有の整備を推進しています。厚生労働省動画：取り組み３手順書の作成

では、マニュアルを改めて作り直す必要は、どこにあるのでしょうか。

介護事業所の開設時には、業務マニュアルの整備が審査の必須条件とされています。

開設後も実地指導のチェックリストに事故対応・虐待防止・緊急時対応のマニュアル整備が含まれます。

このため、開設・運営している事業所には、マニュアルは既にあるはずです。

しかし、この「開設審査・実地指導への対応」という制度要件が、「マニュアルを作ること自体」がゴールになりやすい土壌を生み出しています。

つまり、マニュアルは監査や指導をクリアする形式的な文書としては整っていても、現場で日々の業務や緊急対応に活用される仕組みづくりが後回しになりがちです。

マニュアル作成は、実地指導の合格のための書類にとどまり、『形骸化』が起きてしまっています。

介護マニュアルが形骸化する3大要因

介護マニュアルは、開設審査や実地指導の要件として形式的な整備が優先されやすい背景があります。そのため、「作ったのに使われない」という問題が生じています。せっかく作ったマニュアルはなぜ読まれていないのでしょうか。理由は以下の3つです。

1.「具体的な行動指針」が見えにくい

行政指導を意識したマニュアルは、長大で抽象的です。理念や原則が多く、現場の判断に必要な「具体的な行動指針」は見えにくいです。

例えば、現場の担当者から見れば、20ページの感染対策マニュアルを１から読むよりも、「発熱者対応チェックリスト（A→B→C）」の方が行動に直結し、実用性が高いということです。

2.紙では「更新・共有」が難しい

紙での情報共有は時間も手間も費用もかかります。印刷して配布する必要があるからです。

また、緊急時に必要な情報を検索できないという欠点があります。「感染対策マニュアル」は棚のどこにあったか、書類を探すところから始めなくてはいけません。棚が常に整理されていて、すぐに見つかるとは限りません。

また紙のマニュアルの場合は、一方向的な配布で終わってしまうことが多いです。「配ったら終わり」で、更新通知や間違いを指摘するフィードバックが働きません。

3.現場の時間感覚とのずれ

せっかく見つけたマニュアルも、ナースコール対応、移乗、服薬確認など、瞬時の判断が求められる業務にマニュアルが対応していないことも散見されます。

マニュアルを作っても更新されていないと、内容は陳腐化していきます。古いマニュアルを放置しておくリスクは以下の通りです。

• 旧版が各所に残存：改訂情報が全職員に届かず、古い版を参照するリスクがある
• 情報伝達の遅延：介護保険改定等の最新情報が行き届かないと、事故や業務の手戻りが発生する恐れがある。

 

このように現状のマニュアルは「実地指導対応用の書類」に留まっており、職員教育やOJTへそのまま使える内容になっていません。当然、現場の業務にもそのままでは落とし込みにくいです。

これを補うために、研修会などを行いますが、忙しい中、マニュアル配布・研修は行うが、理解度確認や実践定着まで追跡しきれていません。

対策として、マニュアルをわかりやすくし、紙に依存しない形で、常にどこからでも最新情報にアクセスできる仕組みが必要です。

具体的には、①厚労省標準ひな形→②自施設版標準手順→③現場用チャート・チェックリスト付マニュアル→④教育・テスト・OJTでの学習

という四層構造を設計し、現場用マニュアル作成から教育・フィードバックまでを自社で運用できる体制を整えることが理想です。

介護マニュアル作成の目的を再定義する

これまで述べてきたように、多くの介護施設では、マニュアル作成が監査や行政指導への対応目的になりがちです。

マニュアルが活用されていない理由として「現場が使いにくい」「どこにマニュアルがあるか探せない」「情報が更新されていない」等が挙げられており、現場で運用・更新される仕組みづくりが求められています。

介護分野だけでなく、マニュアルとは、「作成→公開→活用→改訂」という循環が回って初めて意味を持つものです。

生成AIやクラウドを活用すれば、公開・共有・改訂が容易になり、常に最新情報が職員全員に届く環境を整えることができます。

では介護現場で本当に活用されるマニュアルとはどのようなものでしょうか。

介護現場で働く職員は、分厚いPDFや紙資料を読む時間がありません。求められているのは「迷ったときに30秒で確認できる」簡潔で検索しやすい手順書やチェックリストです。

職員が本当に使うマニュアルは、

• 1トピック1ページ
• スマホでも見やすい
• 改訂情報が即時通知される

という形式が理想です。分かりやすく要点を伝えるということは、それほど簡単なことではありません。

読まなくともパッと見ただけで文字が追えるまでボリュームを削り、かつ理解できる内容にする必要があります。

介護マニュアル作成・公開のステップ全体像

ではどのようにしてこのような「作成→公開→活用→改訂」という循環を作っていけばよいのでしょうか？

ステップ1：厚生労働省の指針を確認し、自施設のルールを整理する

介護事故防止・感染症対策・虐待防止などの分野では、厚労省が示す指針が基準になります。まずこれを確認し、自施設の人員・設備・利用者像に合わせて現実的な手順へ落とし込む必要があります。

ステップ2：生成AIで下書きを作成、現場に合わせて調整する

生成AIを活用すれば、厚労省の指針や既存資料をもとに初稿を短時間で作成できます。1からマニュアルを作る必要はありません。施設のルールや過去のヒヤリ・ハット事例を追加してカスタマイズすることで、時間をかけずに現場に即したマニュアルを作ることができます。

ステップ3：スマホやタブレットで公開し、更新しやすい仕組みを作る

最新情報は常にこの情報源を見れば必ずわかる、という形でクラウド上の情報ソースを一つに絞り、そこに全て新しい情報を集約して掲載するようにします。

最新の情報が更新されたら、LINEやチャットツール等の連絡ツールで改訂通知したり、リンク共有をしましょう。

またこれまでできなかったマニュアルのフィードバックも、LINEやチャットツールを使えば意見を集約することも可能になります。

マニュアルは「一度作って終わり」ではなく改訂サイクルを組み込むことが重要です。

実験１：Gensparkで介護マニュアルを作成したプロセス

では生成AIを使って、マニュアル作成をどこまで楽にできるものでしょうか。

実際に試してみた手順と注意点等についてご説明します。

1.素材となるマニュアル資料の準備

まずはAIに読み込ませる素材となる資料を準備します。

今回テストとして使ったのは、島根県老人施設協議会の公開マニュアルで、こちらをダウンロードさせていただきました。

「食事・水分摂取に関するケアマニュアル」

ここで注意事項があります。多くのマニュアルはPDFで準備されていると思いますがPDFにもいくつかの種類があります。

生成AIが読み取れるのはテキスト情報を含むPDFのみです。スキャナーで紙を読み込んだだけの画像PDFは、生成AIが文字を理解できません。

もし画像PDFしかない場合は、無料のOCRツール（文字起こしツール）でテキスト化してから使います。しかし無料のOCRツールは100％正確にテキストを切り出すことは難しいです。

可能な限り、テキスト情報を切り出せる質の高いPDF資料を素材として使います。

2.Gensparkのアカウント準備と初期設定

無料で始めるにはGensparkのアカウント作成が必要です。

Gensparkとは、複数のAIエージェントを活用できる次世代のAI検索プラットフォームです。

単なる情報検索だけでなく、スライド作成、スプレッドシート作成、カレンダー連携などの業務支援機能が豊富に搭載されています。今回は、スライド作成の生成AIを試してみました。

メールアドレスは必須です。今後いろいろなAIツールを試す場合に備えて、Gmailで専用アカウントを作っておくと便利です。

Gensparkでは、無料版でもアカウントを作ればマニュアル作成・修正・保存が可能です。

3.生成AIを活用して下書き作成

アカウントを作ったらAIスライドを選択し、スライド化したいファイル「「食事・水分摂取に関するケアマニュアル」をアップロードします。

準備ができたら、Gensparkにプロンプト（指示文）を入力して初稿を作ります。普通の文章で問題ありません。難しいIT用語は不要です。

 

Gensparkでのプロンプト作成例
「これでスライドを作ってください。社内マニュアルに使います。読みやすくわかりやすくをこころがけてください。」

 

「食事・水分摂取に関するケアマニュアル」はWordファイルにはなっていますが、内容は表形式のテキストで4ページあります。

その後、約10分程経って、生成AIが分かりやすいスライドを作ってくれました。それがこちらになります。

何も手で修正していませんが、ここまで分かりやすく美しいスライドを10分程度で作ることができました。

次は、自動生成されたマニュアルの初期版を確認し、修正します。例えば、緊急連絡先を変更したいとします。

右上の「高度な編集」ボタンを押すとPowerpointと似たような形で、編集できる画面が現れます。そこで自由にスライドのテキストを変更することができます。画像の挿入なども対応しています。

ここでマニュアルの修正を行い、最終版に仕上げます。

4.マニュアルの公開・共有

最後に、作成したマニュアルをスマホやタブレットから見えるような形に変換して社内に共有します。最も簡単な方法は生成AIが作成した共有URLを使うことです。

右上の「表示とエクスポート」というボタンをクリックすると共有用のURLが自動的に作成されます。それをLINEや共有しているチャットに貼り付ければ、一斉にマニュアルを共有することができます。

ここで注意点ですが、無料版には制限があります。作成したマニュアルを直接PDFやPowerpoint形式でダウンロードできません。

社内でこれまでマイクロソフトのサーバーで、共有のファイルフォルダなどをお使いの場合にはいささか不便です。

そこで次のような方法もあります。

1.画面保存してPDFに変換
作成したマニュアルの画面をスクリーンショットで保存します。画像として保存したファイルをPDFに変換します。こちらのツールから簡単にできます。複数の画像をまとめて1つのPDFファイルにすることもできます。

2.専用ファイルを作り、リンクで共有
社内の専用サーバーやポータルサイトが既にある場合、例えば「共通マニュアル」という名のドキュメントを作成し、その中に作成した共有したいリンクを置いておけば、常に最新の情報だけを見れるようになります。

3.Googleドライブで共有
Googleドライブとは、Googleが提供するオンラインストレージ（クラウドストレージ）サービスで、インターネットを介してファイルやフォルダを安全に保存・管理・共有できます。

15GBまで無料で利用でき、文書、画像、動画、音声など様々なファイルに対応しており、PCやスマートフォンなど複数のデバイスからアクセスし、共同編集も可能です。

Googleのアカウントがあれば、すぐに使えます。

特定のフォルダーにアクセスできる権限を持つ人は、スマホであってもパソコンであってもファイルの情報を共有できます。

Googleドライブの長所はメールアドレス単位で、アクセス制限を細かく設定することができることです。

オフィス外部からもアクセスが可能で、セキュリティ上も非常に安心して使えるクラウドです。

まとめ：無料版でもここまでできる

Googleクラウドとメールアドレス、Gensparkという生成AIサービスを使いましたが無料版でも、ここまでは十分可能です。

特に費用をかけなくても、Googleアカウントを1つ作成し、生成AIを使えば、現在のあるマニュアルから分かりやすく綺麗なスライドを簡単に作ることができます。

ただ作ったスライドをどのようにして共有するかという点については若干工夫が必要です。事業所毎に状況が異なりますが、少し工夫すれば、無料で必要な人に情報共有することはできます。

これだけで、紙マニュアルから脱却し、誰でもスマホで確認できる介護マニュアルを作成・配布できます。

実験2：NoteBookLMで理解度テストを作成したプロセス

Gensparkで作成した介護マニュアルは、そのまま読むだけでは職員の理解度がわかりません。そこでAIツールを使って、マニュアルの内容をクイズ化して理解度テストの教材を作れるか試してみました。

NoteBookLMという生成AIを使えば、これも無料でできます。最初はとっつきにくいかもしれませんが、次の手順に沿えば、特別な知識がなくてもできます。

1.素材となるマニュアル資料の準備

NoteBookLMとは、Googleが提供する生成AIサービスの1種で、ユーザーがアップロードしたPDF、Googleドキュメント、YouTube動画などの資料を基に、AIが要約や質問応答、クイズの作成を支援するツールです。

一般の生成AIとは異なり、「自分たちが指定した資料や情報ソース」だけを活用してAIが正確な回答や要約を行うことができます

まずは、NoteBookLMに読み込ませる元データを用意します。

今回もGensparkでスライドを作ったのと同じドキュメント「食事・水分摂取に関するケアマニュアル」を素材として活用しました。

ここでもPDFに関する注意は同じです。NoteBookLMはPDFを読み込めますが、テキストを含むPDFに限ります。スキャン画像だけの画像PDFは文字認識できません。

また現在のところMicrosoft作成のWord（.docx）やPowerPoint（.pptx）は直接は読めません。WordやPowerPointで作った文書は、一度PDFへ変換してから使う必要があります。

2.生成AIでクイズを作成

NoteBookLM側の操作はシンプルです。前段落でも使ったGmailの無料アカウントをそのまま使います。

① NoteBookLMへアクセス
上記にアクセスして、Googleアカウントへログインします。左側にある「NoteBookを新規作成」をクリックします。

② PDFを読み込む
左側の「ソース」から、素材となるドキュメントをアップロードします。
するとソースファイルを自動で読み込んでくれます。

③ テストを作成
右側の「テスト」をクリックすると、NoteBookLMが要点を自動で抽出してクイズを作ってくれます。

かなり綺麗なビジュアルになります。

さらに精度を上げたい場合は、真ん中のチャットスペースに次のような指示（プロンプト）を追加します。

プロンプト例
このPDFから5問の選択式クイズを作ってください。
・各問とも複数回答あり
・難易度は中級
・最後に解答と簡単な解説をつけてください

 

すると、クイズの内容を考えてくれます。

ただし、生成AIが作成してくれた内容については、正しい回答かどうか必ず人間が確認しましょう。

3.公開・共有とフィードバック

無料版で、ここまで見栄えのよいクイズを作れるNoteBookLM上ですが、クイズをそのままアプリ化したり、共有したりPDF形式での出力までは今のところできません。

また、クイズに回答した結果を集計することもできません。

そこでGoogleフォームを活用して理解度テストを配布する方法をご紹介します。公開に一手間かかりますが、メリットが多いです。

Googleフォームでテスト作成の手順

① Googleフォームにアクセス
ログインして左上の「新しいフォームを作成」をクリック

まず、タイトルを「理解度テスト」に変更します。

次に、「設定」から「テストにする」をONにします。

この設定で、回答者が成績の発表をいつにするのか、正解を確認できるのか、回答時にはメアドの入力が必須なのか、等テスト全体に関する設定を行います。

次に質問を作っていきます。

複数肢選択を選び、NoteBookLMが作った設問・選択肢・正解をコピペします。

各問に点数・解説を設定し、必須をONにします。最後にテストを公開し、右上から公開リンクを取得して、施設内ポータルやLINE、チャット等で配布します。

アンケートの回答はリアルタイムにスプレッドシートで集計されます。名前やメアドを入力必須にしておけば、誰がテストを受講していないかも、すぐに把握することができます。

Googleフォームにコピペして配布するメリット

せっかく生成AIが美しいチェックテストを作ってくれたのに、手間をかけてGoogleフォームにコピペする意味はあるのでしょうか？手間をかけるだけのメリットが十分あります。

①自動採点・点数化
回答キーを設定すれば、提出と同時に採点。個人・設問ごとの正答率も自動集計。

②結果を可視化
テスト実施者は、「回答（Responses）」タブでサマリー／設問別／個別に表やグラフ化できます。Googleスプレッドシートに自動連携しているので、日付・氏名・スコア・誤答項目を表にできます。

③テスト配布と更新、集計が簡単
URLを施設内ポータル／LINEに貼るだけ。回答結果の集計も不要です。設問を差し替えても同じリンクで運用できます。

④不正防止や運用制御が豊富
回答は1人1回に制限、締切日設定、選択肢の順番シャッフル、氏名・職種を必須入力など、現場の運用に合わせて細かくテストを制御できます。

⑤その場で学び直し（解説表示）
各設問に解説を入れておけば、提出後に正解と理由を即表示。その場で覚えるという学習効果が高いです。

常に最新の資料やデータソースでクイズを作れますので、最新の理解度テストを作成して実施できます。施設内のOJT記録・研修履歴・監査対応のエビデンスとしても活用できます。

Googleで理解度テストは無料でできる

GoogleNoteBookLMを使えば、現在ある資料から簡単に生成AIで理解度チェックテスト、クイズを作ることができます。

Googleフォームを使えば、作成したクイズの配布から集計・採点・分析までの流れをすべて無料で自動化できます。

これらは全て無料で行うことができます。

まとめ：無料版でもここまでできる

ここまで見てきたように、GensparkとNoteBookLMという生成AIとGoogleフォームを組み合わせて使うことで、お金をかけなくとも介護マニュアルを作成→クイズ化→研修活用→記録化まで紙を配布することなく、進めることができます。

Gensparkでは、紙やPDFで眠っていたマニュアルをもとに、AIが下書きを自動生成し、誰でも読みやすい美しいスライドに変換できます。

NoteBookLMでは、現在のマニュアルを読み込ませるだけで、AIが自動的に要点を抽出してクイズを作成してくれます。

Googleフォームを使えば、クイズをそのまま研修に組み込み、自動採点・集計・スプレッドシート連携まで可能です。これにより、職員がどこまで理解しているのかを簡単にチェックできます。

研修履歴がデータとして残るので、実地指導や監査対応のエビデンスにもなります。

専門的なIT知識が不要です。多少の「慣れ」は必要ですが、スマホやPCが1台あれば、「作るだけで終わり」のマニュアルから「作って活用し、学びを循環させる」仕組みに変えることができます。

このプロセスを一度回して使い方に慣れると、介護現場の教育・情報共有の効率化がぐっと進むと思います。

どなたでも今すぐ始められる方法ですので、ぜひお試しください。

[参考資料]

島根県老人福祉協議会