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介護事業所の情報共有の進め方:SNSツールを使う意味

公開日:2022.06.17
最終更新日:2022.06.27

唐突ですが利用者様とやり取りしている書類がどこにいったかわからなくて困ったという経験はありませんか。また事業所の職員の方達の間で、「言った」「言わない」で雰囲気が悪くなったことはありませんか。

これらは介護の事業所内外での情報共有の問題ですが、なかなか上手い解決方法がなくて困っていらっしゃるのではないでしょうか。

介護現場での情報の共有をどうやってすんなり進めるかに悩んでおられる現場のご担当者の方、管理者の方に向けてこの記事を書いています。

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・言った言わないのいざこざが多い
・チーム内での引継ぎに時間かかる
・ケアマネさんとのやり取りは全てFAX
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これらはすべて情報の共有化によって解決できる問題です。特に1つめ,2つめは日本の会社のどこでも起きている問題で、介護業界だけの問題ではありません。

ですので、こういった介護の事業所内での情報共有をどう進めるのかという問題は、介護特有の問題でではなく、仕組みで解決できる問題だということを分かってほしいのです。

そしてこういった問題を解決できるSNSツールがあります。それが「チャットワーク」です。

情報共有ツールは Slack や SNS 他にも色々あるではないか、なぜチャットワークで問題が解決できるのかと言うのは、別の記事でご説明しますが、ビジネスの現場で使われてきた実績のある情報共有ツールだからです。

私自身チャットワークを使ってかれこれ6年以上になります。
他の会社さんやパートナー会社様とやり取りをしていてトラブルになったり言った言わないで関係がこじれたりしたことは一度もありません。

チャットワークで検索をすると、いつ誰とどんなやりとりをしたのかが分かってとても便利です。

そんなよくわからないツール等使わずとも、毎朝の打合せで十分、という声もあるでしょう。この記事では、そもそもなぜ、介護現場での情報共有をツールを使って進める必要があるのか、なぜこれまでの顔を合わせた打合せより上手くゆくのかについてお話しします。

 

介護現場で情報共有ツールを使う意味

介護現場でSNS等の情報共有ツールを上手く使って現場での情報共有を進めていってほしいと思います。 毎朝の打合せで十分、という声もあるでしょう。しかしそれでは上手くいかないこともあります。理由が以下の2つです。

電子化して情報を1か所に集約できる

1箇所に情報を集中させること、これだけでも効率化でき、事務作業の残業時間はもっと減らせます。

 なぜ1箇所に情報を集中させるすると、残業が減り、効率が上がるのでしょうか。

 それは、介護現場で働く人たちの重複作業が減り、同じことを何度も繰り返して説明する必要がなくなるからです。

 新人への引継ぎの時間が短縮できます。昔やったノウハウが蓄積されて組織に残るので、ベテランや声の大きい担当者に依存せずに済みます。

 隣のチームで似たような仕事をしてお互いに気付かずに残業。同じような年代の社員同士で上手くゆかず、お互いのPCで重複した作業をしてた・・・こういうことがなくなります。

 ではなぜ電子化する必要があるのでしょう?

答は単純で、紙で1か所に集約されていても、人は大量の紙ファイルを探せないからです。
ですので、電子化する際には、「検索できる形で」電子化する必要があります。

検索できなければ電子化も意味がない
検索できなければ電子化も意味がない

時間・空間を超えて情報をやりとりできる

2つめの理由は、地域包括支援サービスを例にとるまでもなく、介護の仕事自体が非常に複雑だからです。
 
 請求書1通出すのにも、ケアマネさんとの確認をしないと介護保険請求が出せません。場合によっては、利用者様の家族とも連絡しなければならない。
 
 社内・社外の人との垣根を越えて情報共有するしないと利用者さんへのサービスが成りたちません。

 そして、介護サービスは多くのボランティア、ケアマネさん、ヘルパーさんに支えられて成り立っています。当然皆忙しいです。

 社内での毎朝の打合せに、外部の方に出てくださいとは言えません。
 同じ事業所内であっても、夜勤の担当の方とは顔を合せることさえ、難しい。

 同じ空間に縛られることなく、自分の都合のよい時間に、同じ情報にアクセスできること。

いつどこからでも関係者が必要な情報にアクセスできることが大切
いつどこからでも関係者が必要な情報にアクセスできることが大切

 このような「情報へのオープンなアクセス」を保障する環境を整えると社外とのやりとりもスマホでスムーズにでき、効率化が一気に進みます。

 ですので、情報共有ツールを上手く使って現場での情報共有を進めていってほしいと思いますが、

・時間や空間に関わらずどこからでもアクセスできる情報共有ツール
・電子化して検索できる情報共有ツール

を整備して、はじめて情報共有の意味が出てくるということです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。 介護の現場で、ツールを使って情報共有することに意味があるということをご説明してきました。

では、介護現場での情報共有ツールはにはどのようなものがあるのが、そのなかでもなぜチャットワークなのか、ということについて次は説明します。

ここまで読んでいただいてありがとうございました。

もしチャットワークにご興味をお持ちでしたら、使い方マニュアルを差し上げています。

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