唐突ですが人とやり取りしている書類がどこにいったかわからないと言って探せなかったという経験はありませんか。 また事業所の職員の方達の間で言った言わないで雰囲気が悪くなったりすることはありませんか。

これらはいわゆる介護の事業所 内での情報共有をの問題ですがなかなか上手い解決方法がなくて困っていらっしゃるのではないでしょうか。

前回の記事では、情報共有をするのでも、顔を突合せたリアル打合せではなく、なぜSNS等の情報共有ツールを使う意味があるのか、ついてご説明しました。

今回は、介護の現場で情報の共有をすすめるにあたって、どのようなツールを選んだらよいのか悩んでおられる ICTご担当者の方または管理者の方に向けて、この記事を書いています。

————————————
・SNSツールと言ってどれを選んだらよいのかわからない
・ITツールの細かい違いが判らない
・ICT担当で相談できる人がいない
————————————

こういったお悩みをお持ちの方は、本記事を読むと、情報共有ツールでどれを選んだらよいのか、判断の材料はどこか、というポイントをご理解いただけるようになります。

そして、こういった問題を解決できるSNSツールの中でも、介護現場の情報共有でチャットワークがどのように役立つのかのイメージを持っていただけると思います。

私自身も、実際にこのツールを6年以上使っています。関係会社、パートナー企業等と見積書はじめ費用関係の大事な書類を情報共有をしています。

しかしトラブルになったり書類が見つからなかったことは1回もありません。
誰がいつ何を言ったのかが分かってとても便利です。

今回はSNSの中でも、ツール選定のポイントと、なぜチャットワークの方が介護現場はじめビジネスでは向いているのかについて解説します。

介護現場における情報共有ツール選定のポイント

今後、もしかしたらより優れたツール現れるかもしれませんが、2022年の現時点では、仕事の現場における情報共有という意味では、同じSNSのツールでもチャットワークは非常にお勧めツールです。その選定ポイント、考え方を５つご説明します。

どの端末でも使えること（汎用性）

どの端末でも使える情報共有ツールであること、これはまず最も大事なポイントです。

具体的には、事務所にあるPC、タブレット、介護事業所に努める職員はじめ契約社員やヘルパーさんが個人で持つスマホ（アンドロイド、iPhone）等全員が使えるアプリでなくてはなりません。

iPhoneのみ対応とか、PCでしか使えないとかのツールは、「情報共有」という目的から考えると最初から外しましょう。

では、具体的に、スマホでみんなが最も使っているアプリは何でしょうか。

ズバリLINE です。

LINEの日本国内での利用者は8000万人。日本の人口は1億2千万、高齢者や幼児を含むことを考えれば、スマホを持っている方ほぼ全てがLINEを使っていると言っても過言ではありません。

殆どの人がスマホで使い慣れているので、特別な訓練が要りません。

実際に LINE を使って介護の現場で情報共有をされている事業所さんが数多くいらっしゃいます。LINEもビジネス用のサービスを提供しています。

ですので、ヘルパーさんからケアマネさんまで、介護の現場で働く方がほぼ全員持っているスマホを使って、LINEアプリを使って情報共有する、というのが最も手っ取り早いし、現にそうしている事業所も多いと思います。

だったら、LINEでいいじゃないとお思いでしょう。が、LINEでは物足りない点がいくつかあります。

それを次項でお話しします。

あとから情報を探しやすいこと（検索）

LINEでは物足りない点、１つめは「検索」です 。

何度も言いますが LINE はもともとがコミュニケーションを円滑にするためのツールでした。ですからかわいいタイムスタンプはあっても、何かを「探す」とか「キーワードで探す」という機能はどうしても弱いです。

また、タイムラインという画面デザインなので、どうしても情報が下に流れて行ってしまいます。
一旦、タイムライン上から消えてしまうと、なかなか目的とするやり取りやファイルを探すことができません。

必要な情報も探せなければ意味がない

その点、チャットワークの検索はとても強力です。

ほとんどのことはキーワードで探すことができます。

キーワードを正確に覚えていないこともよくあります。が、うろ覚えのキーワードでも、過去のファイルやチャットのやりとりを探すことができます。

これまで、探せなかったことは一度もありません。

いつまで情報を保持してくれるか（情報保持期間）

２つめは、情報の保持期間です。

LINEは、やり取りされたことを全て保存はできず、一定期間経った後削除されてしまいます。

それでも友人同士のコミュニケーションであれば、十分な情報保持期間なのですが、介護の事業のみならず、企業が使うビジネスツールとしては不都合なことが起きてしまいます。

特に、何年毎に起きる組織変更、それに伴う業務の引継ぎ、数年の一度しか起きない緊急時の対応、等の場面で、「昔はどうしてたっけ？」という時には、困ってしまいます。

ではチャットワークの場合はどうでしょうか。 チャットワークの場合やり取りされたことは全部永久保存されます。

記録は永久に残り、一定期間過ぎたら自動的に削除されるというようなことはありません。

ですから、人が辞めた時の引継ぎや、昔勤めていて辞めてしまったベテランが当時どう対処したかなど、後輩が後から簡単に知ることができます。

引継ぎに細かい説明は要らなくなります。　タイムラインに入ってもらい、チームでのやりとりを、読んで貰えばよいのです。
朝の引継ぎや申し送り等の時間を大幅に短縮できます。

チャットワークという「器」に、組織として必要な情報を溜めてゆくことができるのです。
そして、その「器」を好きな時に探すことができるようになるのです。
これは、組織にとって、過去のノウハウや情報を蓄積して組織として活かすことができるということです。

情報の蓄積は宝の山になる

情報が漏えいしないか（情報セキュリティ）

LINEでは物足りない点、三つ目はセキュリティです。

一度情報量漏洩の事件が起きています。

もともと LINE はコミュニケーションツールであって、大事な情報をやり取りするプラットフォームとして設計されていないので、仕方ないと言えば仕方ないことです。

この点、チャットワークのセキュリティはまず安心できます。

最初から企業での利用を想定していて、政府機関や情報監査に厳しい大企業で信頼されて使われている実績があります。

情報漏洩事件等は大きなものは起きていません。

安心してチャットに参加できるか（心理的安全性）

LINEでは物足りない点、四つ目は心理的安全性です。

LINEの場合、チャットを読んだら「既読」マークがつきます。これは情報を発信する立場の人（多くの場合は上司の方）には安心な機能です。

自分のメッセージは読んでくれた、ではこの仕事はもう任せてもよいだろう、と思いがちです。

しかし、「読んだ」ということと、「納得して仕事に取り掛かる」ということは、違います。

情報の受け手になって考えてみましょう。メッセージを読んで「既読」が着いたら、上司に何か反応しなければならない、という無言の圧力を感じる方もおられるかも知れません。

このように「既読」は仕事の現場においては、情報の発信側に有利な機能で、情報が一方通行になりがちです。

組織全体としてコミュニケーションが活性化する、ということにつながるとは限りません。

ではチャットワークの場合はどうでしょうか。

チャットワークには、「既読」という機能はありません。情報の発信側は、自分のメッセージを読んでくれたかどうかを確認することはできません。

情報の受け手は、メッセージを読んでも「既読スルー」が許されるので、チャットへ参加する心理的な障壁が低くなります。

結果的にコミュニケーションが活性化につながります。

ただ、ビジネスチャットにおける最低限のマナーについては、参加する人全員が知っておく必要がありますが、これはLINEであってもチャットワークであっても、どのツールを使っても同じだと思います。

以上、介護事業の情報共有化の選定に大事なポイントと、チャットワークを選ぶ理由についてお話してきました。

• 誰でも使うことができる
• 検索に優れている
• データが永久に残ること
• 高度なセキュリティ
• 心理的安全性

この５つの機能は、チャットワークがもともとビジネス現場で発展してきたアプリだから備わったものです。

チャットワークは元々はフリーランスのエンジニア同士が会社の枠を超えた働き方をするために使い始めたツールです。

エンジニアの間でも、「ここまでは俺の仕事」「ここから先はお前のタスク」といういざこざは今でもよくあります。

こういったトラブルを防ぐために、大事なことはすべて記録に残し、後から入ったエンジニアにすぐに引継ぎや情報共有ができるようにするというカルチャーが生まれたのです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

介護の現場での情報共有には、スマホで誰でも使える SNSツール が大事であるということ、そして SNS の中でもビジネス向けのチャットワークという情報共有アプリがとても有効だということをご説明してきました。

もしご興味をお持ちでしたら是非、こちらから導入手引きを差し上げています。記入欄に「導入手引書希望」と書いてご連絡ください。

その後チャットワークの利用方法・疑問点をいつでも訊けるTalkRoomにご参加いただけます。月に１回やってますので、気楽にご参加ください。
全国どこからでもリモートで参加できます。