2026年4月より、介護情報を一元化する「介護情報基盤」の運用が開始されました。
DX推進や管理を担う皆様にとって、マイナカードリーダーの導入検討をはじめとする準備は、単なるシステム対応にとどまらず、業務フローを見直す大きな転換点です。
しかし現場からは、「具体的にいつから何を準備すべきか」「実務負担が増えるのではないか」といった不安や疑問の声も多く聞かれます。
本記事では、最新スケジュールや補助金・助成金情報を整理し、現場が直面するリアルな課題を深掘りします。
さらに、スタート時に運営指導で指摘されないための「権限設定」や「端末管理」など、今すぐ決めるべき運用ルールまで具体的に解説します。リスクを回避し、確実な準備を進めるためにぜひご活用ください。
目次
1.介護情報基盤のスケジュール：いつから動く？
介護情報基盤は、2026年4月から準備が整った市区町村から、順次運用が開始されます。
1-1 介護情報基盤とは？義務化されるのか？
介護情報基盤とは、市町村、介護事業所、医療機関、そして利用者本人の間で、バラバラに管理されていた情報をデジタル化し、一元的に共有・活用するための国主導のインフラです。
出典：厚生労働省老健局「介護情報基盤について」
厚生労働省のイメージ図が示す通り、これまで紙や郵送で行われていた煩雑な情報共有がオンライン上で完結します。
具体的には、物理的な提示が必要だった「被保険者証の確認」や、郵送で行われていた「主治医意見書の送付」、各事業所間でやり取りしていた「ケアプラン情報」などが、すべてオンライン上で完結するようになります。
便利になることは歓迎すべきことですが、では、この「介護情報基盤」は義務化されたのでしょうか。
現時点では、現時点でこのシステムの利用を「義務」であると明記した公式な文書はありません。
国は医療・介護情報の共有を強力に進めており、将来的にはこの基盤への対応が介護現場の「標準的なインフラ」となる見込みです。
そのため、法的な義務化を待ってから慌てて対応するのではなく、助成金が活用できる期間内に準備を進めることが推奨されています。
1-2 介護情報基盤にカードリーダーは必須か？
結論から言うと、カードリーダーは必ずしも必須ではありません。 NFC機能（カード読み取り機能）を搭載したスマートフォンやタブレットを使用する場合は、端末単体でマイナンバーカードの読み取りが可能です。
介護情報基盤に接続に必要な準備は、大きく分けて以下の2点です。
1．マイナンバーカードを読み取るための端末機器
利用する端末のタイプによって、必要な機器が異なります。
マイナ資格確認アプリと通信可能なカードリーダーはこちらのページの一覧から最新情報が確認できます。
（更新）【お知らせ】マイナ資格確認アプリを利用する際に必要な機器についてhttps://iryohokenjyoho.service-now.com/csm?id=kb_article_view&sysparm_article=KB0011081
２．ソフトウェア・セキュリティ設定
接続する端末ごとに「クライアント証明書」を搭載する必要があります。
安全に通信を行うための仕組みで、既存のオンライン請求等で使用している証明書とは別のものになる点に注意してください。
マイナンバーカードを読み取るための専用アプリを端末にインストールし、初期設定を行います。
実際に情報を閲覧するためのシステム（入口）となります。事業所認証やユーザー権限の設定が必要です。
また、大前提として、 安定したインターネット接続が必要です。複数の職員が同時に利用することを想定し、十分な通信速度を確保しておくことが望ましいです。
上記からNFC機能を搭載した端末であれば、カードリーダーは必ずしも必要ではありません。
厚生労働省「介護情報基盤ポータル」のQ&Aにおいても、「カードリーダーは介護事業所においてカードリーダーの導入が必須とされているわけではない」と明記されています。
自施設の運用スタイルや既存端末の状況に合わせた選定をおすすめします。
1-3 介護情報基盤はいつから開始されるのか
介護情報基盤は、2026年（令和8年）4月より順次運用が開始され、2028年（令和10年）4月までに全国展開を目指すスケジュールとなっています。
厚生労働省が示す工程表の通り、一斉スタートではなく、準備が整った自治体から段階的に広がっていく運用方針です。
時期
内容
備考
2026年（令和8年）4月〜
段階的な運用開始
準備が整った市町村から順次データ移行・共有を開始
2028年（令和10年）4月まで
全国での本格運用
全ての市町村でデータ移行を完了し、全国活用を目指す
全国一斉スタートが難しい「3つの理由」
市区町村によって開始時期が異なる背景には、自治体側で発生している極めて大きな実務的・技術的負担があります。
これまで各自治体は、地域独自の運用に合わせてバラバラの「介護保険事務システム」を使用してきました。これらを国が定めた全国共通のルール（標準仕様）に適合させるためには、大規模なシステムの作り替え（改修）が必要であり、そのための予算確保やシステムベンダーとの調整に多大な時間を要しています。
単にデータを送るだけではなく、長年蓄積されてきた膨大な情報を、新しい標準形式に正しく変換しなければなりません。古い形式のデータを整理し、ミスなく新しい基盤へ登録する「データ移行」の作業は、行政の現場にとって非常に重い負担となっており、慎重な対応が求められています。
システム改修には多額の公費が投じられるため、各自治体での予算化のタイミングや、担当部署の人的リソースの状況によって進捗に差が生じます。
このように、自治体側のデータ移行という高いハードルを越えてはじめて介護情報基盤の準備が整ったということになります。
自施設のエリアがいつから活用可能になるのか、介護情報基盤ポータルサイトに順次掲載される「市町村（保険者）の対応状況」を定期的にチェックしておくことが、導入の第一歩となります。
1-4 助成金の検討：早期着手が鍵
自施設に介護情報基盤を導入する際、機器の購入や端末の環境設定にかかる費用は助成金（補助金）を活用して負担を軽減できます。。
令和8年度の助成金申請については、2026年（令和8年）5月7日から受付が開始されており、期限は2027年（令和9年）3月12日までとなる予定です。
助成の対象となる経費は、主に以下の2点です。
ここで注意したいのが、カードリーダーの購入費用に、スマートフォンやタブレット端末などの「本体代金」は含まれません。補助対象は、PCやタブレットに外付けして利用する専用カードリーダー等に限られる点に注意が必要です。
申請のタイミングにも注意が必要です。2026年（令和8年）3月13日に締め切られた前回の令和7年度分の際には、期限直前に申請が殺到する「駆け込み」が多発しました。
その結果、設定を代行する導入支援事業者の予約が取れなくなり、現場も運用開始が大幅に遅れるケースも見られました。
同様の混乱を避け、また予算上限に達して受付が停止されるリスクを防ぐためにも、助成金が確実に活用できるうちに、余裕を持って申請を進めることをお勧めします。
2.導入で得られるメリット：現場はどう変わる？
介護情報基盤の導入は、単なるICT化やペーパーレス化に留まらず、介護現場の「情報の扱い方」を根本から変える重要な取り組みです。
これまで事業所や自治体ごとに分散していた情報を集約し、多職種が共通の最新情報をスムーズに共有・参照できる環境を整えることで、現場業務の劇的な効率化が期待されます。
2-1事務負担の劇的な軽減
最大のメリットは、これまで「当たり前」として行われてきたアナログな事務作業が大幅に解消される点です。
新規利用者の受け入れ時や要介護認定の更新時に、市町村やケアマネジャーへ電話やFAXで情報を問い合わせたり、書類の郵送を待ったりする必要がなくなります。
窓口まで足を運んで行っていた資料提供申請が不要になり「介護情報基盤ポータル」を通じてオンラインで即時に情報を取得・ダウンロードできるようになります。
これまで事務手続きに割かれていた時間や手間が削減されることで、職員が利用者ケアという本質的な業務により多くの時間を充てられるようになります。
2-2情報のタイムリーな共有と質の向上
複数の事業所や医療機関が関わる介護現場において、常に最新の情報を共有できることは、ケアの質と安全性を高める上で不可欠です。
介護情報基盤の活用により、主に以下のようなシーンで迅速かつ質の高い対応が可能になります。
このように、情報共有のタイムラグがなくなることで、事業所間・職種間の連携が飛躍的にスムーズになります。
2-3請求・返戻リスクの低減
毎月の請求業務において、手入力によるミスや利用者情報の更新漏れは、介護報酬が支払われない「返戻（へんれい）」リスクに直結します。
介護情報基盤を活用すれば、マイナンバーカードリーダーなどを通じて最新の資格情報をシステムへ自動で取り込むことが可能になります。
被保険者番号や負担割合の手入力が不要となり、誤入力による返戻リスクを大幅に低減します。
月途中の区分変更などの情報も正確に把握できるため、慎重に行っていた突合作業が簡略化されます。
結果として、請求業務の心理的なプレッシャーと事務負担の両面が大きく軽減されます。
情報収集や確認に費やしていた膨大な時間が削減され、「情報の齟齬やタイムラグによるミス」を防げるようになる点が、現場にとって最大の価値です。
DXリーダーや管理者にとって、この基盤は単なる事務ツールではなく、「多職種がリアルタイムで連携し、根拠に基づいたケアを提供するためのインフラ」となります。
情報のスムーズな循環が実現することで、職員のストレスを減らし、事業所全体のサービス向上へとつながります。
3.現場からの生の声：疑問・不満のリアル
介護情報基盤の導入準備が進む一方で、専門掲示板やSNSでは現場の担当者から多くの疑問や不安の声が寄せられています。
ここでは、ICT化を推進するリーダーが直面しやすい「現場の本音」を整理し、実務上の課題を浮き彫りにします。
3-1「1端末1事業所番号」の制限と運用の実務
「マイナ資格確認アプリ」の仕様により、1台の端末（PCやスマホ）に登録できるユーザ設定情報は1つの事業所番号分のみに制限されています。
そのため、訪問介護と通所介護など、複数の事業所番号を持つ併設サービスを運営している法人の場合、事業所番号の数だけ端末を用意しなければなりません。
「同じ法人の同じ建物内で、なぜ端末を使い回せないのか」「インフラ整備のコスト負担が重すぎる」といった声があがっています。
これに対する介護情報基盤コンタクトセンターからの以下の見解が示されています。
3-2メールアドレスの個別管理の負担
介護情報基盤ポータルへのユーザ登録において、事業所番号（ユーザ）ごとに個別のメールアドレスを用意する必要があります。
大規模な法人ほど管理すべきIDとメールアドレスが膨大になり、アカウント管理の事務負担が増大します。
現場の管理者からは「パスワード管理だけでも大変なのに、事業所ごとにアドレスを新設・維持するのは現実的ではない」という批判的な指摘が出ています。
3-3 居宅ケアマネジャー・在宅介護現場からの課題
居宅介護支援の現場やケアマネジャーからは、実務面で以下のような懸念の声があがっています。
マイナンバーカードがない場合でも、被保険者番号等を手入力すれば情報は閲覧できるため、現状では「手入力で十分ではないか」との冷静な意見も少なくありません。
このように、現場には不満や課題が山積しているのは事実です。しかし、SNSなどでは「延々と続いてきたFAXや郵送、電話での情報確認がようやく合理化される」と効率化に強い期待を寄せる声も多く聞かれます。
介護情報基盤の構築は、バラバラだった情報を標準化し、全国どこでも最新のケアを受けられる社会を作るという、国としての極めて重要なプロジェクトです。
現時点では一律義務化ではないものの、情報の不備やタイムラグによるミスをデジタルで防げる意義は小さくありません。運用の定着や制度の改善とともに、現場の利便性も一層高まっていくことが期待されます。
4.事業所として「今」決めておくべきこと
介護情報基盤の導入においては、市区町村の準備が整うまでスタートできません。
しかし、ただ待つだけでは不十分です。
また、カードリーダーの設置といった機器・端末の準備は、システム導入ありきで選定するのではなく、「自施設の運用フロー」に合わせて計画する必要があります。
真に重要なのは、誰にどの端末を持ってもらうか、どの端末にカードリーダーを設置するかを、自施設の業務実態に併せて決めることです。
そして、次に重要なのが導入後の「情報の取り扱いルール」です。
本システムが稼働すると、これまで郵送を待っていた「主治医意見書」や「要介護認定情報」など、利用者の個人情報が、端末一つで即座に閲覧可能になります。
しかし、「情報の取得が容易になる」ということは、それだけ情報漏洩や不適切なアクセスのリスクも高まることを意味します。
運営指導（実地指導）で行政から「管理不備」を指摘されないためにも、以下の4つの運用ルールを、現場の実務に即して決めておく必要があります
4-1閲覧権限の範囲と代行ルールの策定
介護現場の忙しい時間帯に、特定の担当者しかIDを持っていないと、「ちょっと代わりにログインして情報を確認しておいて」といった安易なID共有（使い回し）が起こりがちです。
これは運営指導で最も指摘されやすいポイントの一つであり、誰がいつ情報を閲覧したかの記録（証跡）が残らないため、不正アクセスの温床となります。
「便利だから」という理由で、一つのIDを事業所全員で共有していると、万が一情報が流出した際に責任の所在を特定できません。
特定の担当者が退職・異動した場合も同様です。退職した職員の権限が残ったままになっているのも、外部からの不正アクセスのリスクを放置することになり、非常に危険です。
退職日や異動日に、管理者がシステム上で即座にアカウントを停止・削除する管理フローを作成しましょう。
4-2 端末の管理体制の整備
居宅介護支援事業所などでは、ケアマネジャーがノートPCを自宅や訪問先に持ち出すことが珍しくありません。もしその端末に電子証明書が入ったまま紛失・盗難に遭えば、重大な個人情報漏洩事故に発展しかねません。
4-3 本人同意の取得フロー
介護情報基盤において、事業所が利用者の情報を閲覧するためには、利用者本人による明確な同意が不可欠です。
運営指導（実地指導）の場では、「この情報を閲覧した際、本当に本人の同意を得ていたか」が厳しく確認されます。
同意の取得が口頭のみで、客観的な記録が残っていない場合、不適切な情報の取り扱いと見なされるリスクがあります。
4-4 既存介護ソフトの対応状況確認
介護情報基盤は、将来的に「ケアプランデータ連携システム」や「LIFE（科学的介護情報システム）」等と統合・連携していく予定です。
現在利用中の介護ソフトがこれらとスムーズに連携できないと、介護情報基盤から得た情報を、わざわざ手入力で介護ソフトに入力し直すという「二度手間」が発生してしまいます。これでは、業務効率化という導入のメリットが大きく損なわれてしまいます。
利用中のソフトが介護情報基盤の標準仕様にいつ対応するのか、バージョンアップに追加費用が必要か、データの取り込みがどこまで自動で行えるのか、確認しておきましょう。
まとめ：介護情報基盤を「利用者のためのDX」にするために
介護情報基盤の導入は、日本の介護現場における大きな転換点となります。
しかし、実際に運用を軌道に乗せるまでには、いくつか乗り越えなくてはならない壁があります。
過渡期における現実と「データ一元化」の真価
現在、施設の入所者や利用者の多くがマイナンバーカードを保有していない、あるいは活用する予定がないという現実もあります。
カードがない場合でも手入力による照会は可能ですが、デジタル化の恩恵をフルに享受できるまでには、まだ相応の時間がかかるでしょう。一足飛びには進まないのが現実です。
それでも、「データの集約」には大きな意義があります。マイナカードの普及状況にかかわらず、これまで市町村、医療機関、各事業所にバラバラに存在していた情報を一つの基盤に集約することの意義は極めて大きいです。
情報の不備やタイムラグによるミスを防ぎ、多職種が常に「最新の同じ情報」に基づいてケアを検討できる環境は、将来の介護現場にとって不可欠なインフラとなります。
「利用者にとっての意味」を問い続ける
懸念すべきは「利用者にとっての意味」という視点の不足です。厚生労働省から示された図は、中心が「システム」であり「利用者本人の情報」ではありません。
現在示されているメリットの多くは、事務負担の軽減や返戻リスクの低減といった「事業所側・行政側」の効率化に偏っている感は否めません。
このシステムが導入されることで、利用者自身の生活がどう豊かになるのか、ケアの質が具体的にどう向上し、本人の尊厳がどう守られるのか。肝心の利用者本人や家族に対する「価値の説明」は、まだ十分とは言えません。
DXリーダーや管理者の皆様には、単に「システムを導入する」だけでなく、このツールを使って「いかに利用者に質の高い時間を還元できるか」という視点をもちつつ、自施設なりの運用ルールを築いていただければと思います。
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